Abfrageparameter: Wo und wie festlegen

[Benni11]

Hallo Experten,
beim Einarbeiten in OpenOffice stoße ich immer wieder an meine Grenzen - in Excel läuft halt manches anders. Und die Suche in der Hilfe zum Programm sowie in verschiedenen Foren hat mich auch nicht weitergebracht.

Ich will für Zwecke der Nachkalkulation pro Auftrag die entstandenen Kosten und den erzielten Erlös gegenüberstellen und analysieren können.
Zu diesem Zweck habe ich in Base 2 Abfragen erstellt, die bei Eingabe der Rechnungsnummer die gewünschten Daten aus einer Access-Datenbank bereitstellen.

Innerhalb Calc soll die Eingabe der Rechnungsnummer im hierfür vorgesehenen Eingabefeld bewirken, dass in der Folge automatisch die dazugehörigen Kosten in das Tabellenblatt "Kosten", die Daten zu den Rechnungsdetails (Nettobetrag, Pauschalen, Mehrwertsteuer, Gesamtbetrag) in das Tabellenblatt "Rechnungswerte" fließen, um im Tabellenblatt "Auswertung" untersucht und in Beziehung gesetzt werden zu können.
Unter Excel funktioniert die automatische Übernahme der Daten, weil im Zusammenspiel von Query und Excel im Gegensatz zum Datenpilot in OO der Wert im Eingabefeld für die Rechnungsnummer als Parameter definiert werden kann. Doch wie klappts in Calc?

Schon jetzt vielen Dank für Tipps und Vorschläge.

Gruß
Benni11

[komma4]

Ich will für Zwecke der Nachkalkulation pro Auftrag die entstandenen Kosten und den erzielten Erlös gegenüberstellen und analysieren können.
Zu diesem Zweck habe ich in Base 2 Abfragen erstellt, die bei Eingabe der Rechnungsnummer die gewünschten Daten aus einer Access-Datenbank bereitstellen.

Ich antworte Dir hier mal auf Deine erste Anfrage... die Folgeposts können ggfs. gelöscht werden.

Du hast eine Parameterabfrage gebastelt?

Code: Alles auswählen

Select * From "Rechnungen" Where "id" = :ID

Diese Abfrage liefert Dir die Daten im Browserfenster der Datenbank.

Diese (wahrscheinlich ein-/ vllt. auch mehrspaltige) Ergebnistabelle ziehst Du nach Calc (Daten aus einer DB nach Calc) - als Basis für Deine Darstellung im Datenpiloten.
(Ich gehe davon aus, dass dies auch mit einer Access-DB funktioniert: kann ich -da Microsoft-freie Zone- nicht probieren)


Mit Daten>Aktualisieren [Cursor im "gezogenen" Datenbereich] wird die Abfrage erneut ausgeführt... Du wirst wieder nach einer ID (einer "neuen" Rechnungsnummer) gefragt!

Hilft Dir die Kurzanweisung?

[Benni11]

Hallo komma4,
vorab erstmal vielen Dank, dass du dich mit meiner Frage beschäftigst.
Ich habe die Access-Datenbank in Openoffice eingebunden und innerhalb Base mehrere Abfragen in der Entwurfsansicht erstellt, die jeweils unter Bezug auf die Rechnungsnummer die benötigten Daten liefern; im Prinzip laufen meine Abfragen auf dein SQL-Beispiel hinaus (mein Parameter lautet =:RechNr).

Doch jetzt kommt der Haken: Die Mitarbeiter, die mit den Abfragen arbeiten sollen, sind von der derzeit eingesetzten Excel-Lösung das folgende Verfahren gewohnt:
Aufrufen der Tabelle "Nachkalkulation" über ein Desktop-Icon, Eingabe im Feld Rechnungsnummer, und schon starten im Hintergrund über Excel-Query die vorbereiteten Abfragen. Es genügt also, in der Excel-Tabelle die Rechnungsnummer einzugeben, um aus der Acces-Datenbank die benötigten Angaben abzurufen, die dann automatisch in vorgegebene Bereiche der Excel-Tabelle eingelesen und weiterverarbeitet werden, ohne dass die Mitarbeiter mit Drag und Drop-Aktionen behelligt werden oder sich um sonstige Abläufe kümmern müssten - eine "idiotensichere" Lösung also (bei deinem Vorschlag müssten die Mitarbeiter mindestens 2 - 3 Mal die Rechnungsnummer eingeben, ebenso häufig Drag und Drop ausführen und mit dem jeweiligen Drop in Calc zudem noch zielgenau die richtigen Ausgabebereiche treffen, um die Formeln, die für die Weiterverarbeitung der Daten hinterlegt sind, auch zur Wirkung kommen zu lassen und verlässliche Auswertungen/Aussagen zu erhalten).

Kriegt man so etwas Mitarbeiterfreundliches in Openoffice ebenfalls hin?
Ich habe es schon damit versucht, dass ich in Calc in den Ausgabebereichen der Tabelle den Datenpiloten jeweils mit einem Zellbezug auf das Eingabefeld für die Rechnungsnummer in der Calc-Tabelle traktiert habe. Ebenso habe ich versucht, in den Base-Abfragen anstelle des Parameters :RechNr die Adresse zur Calc-Tabelle samt Eingabefeld für die Rechnungsnummer einzugeben. Die vielfachen Versuche hatten jedes Mal nur im günstigsten Fall den mäßigen "Erfolg", dass entweder bei Einsatz des Datenpiloten der Hinweis "Die Eingabe konnte nicht in einen gültigen Wert für die Spalte "RechNr" umgewandelt werden" oder in der Base-Umgebung die Meldung "Das angegebene Kriterium kann nicht mit diesem Feld verglichen werden" auf dem Bildschirm erschienen sind, egal, ob ich die Rechnungsnummer wie in der Datenbank hinterlegt als Text oder als Zahl eingebe/formatiere. Die Abfragen selbst funktionieren bei direkter Eingabe der Rechnungsnummer, sei es innerhalb von Base, sei es innerhalb von Calc über Datenpilot | Aktualisieren. Vielleicht scheitere ich an der jeweiligen Syntax für den Zellbezug. Der Pfad zur Calc-Tabelle lautet C:\Daten\Nachkalk.ods, dort steht die Rechnungsnummer = Abfrageparameter in Tabelle Abfragen in Zelle J2. Jedoch führt z.B. die Angabe ='file:///C:/Daten/Nachkalk.ods'#$Abfragen.K3 in der Base-Umgebung lediglich zur vorgenannten Meldung "Das angegebene Kriterium ....".

Ein weiterer Ansatz wäre eine Makro gesteuerte Lösung; hierzu habe ich unter dem 07.07.2010 die Frage "Abfrageparameter mit Makro eingeben" ins Forum Basic und Java gestellt. Das Makro würde den Mitarbeiter die mehrmalige Eingabe der Rechnungsnummer sowie das sich jeweils anschließende Drag und Drop für die Daten ersparen.

Es grüßt dich Benni11 (dem vorerst der Abschied von MS-Office nicht möglich ist)

[komma4]

Das Makro würde den Mitarbeiter die mehrmalige Eingabe der Rechnungsnummer sowie das sich jeweils anschließende Drag und Drop für die Daten ersparen.

Ich denke, Du hast das Prinzip nicht verstanden:

* drag&drop ist nur einmal (bei der Erstellung der Datei) nötig
* jeder Parameter der Abfrage wird einmal abgefragt

Für Deine Mitarbeiter sieht der Ablauf wie folgt aus:

Datei öffnen
Klick in den Datenbereich (der durch die letzte, gespeicherte Abfrage gefüllt wurde)
Daten>Aktualisieren...

Nun wird die Abfrage erneut aufgerufen, der (die?) Parameter werden abgefragt (RechNr) und der Datenbereich dann automatisch neu gefüllt.



Oder habe ich was nicht verstanden?

[Benni11]

Hallo komma4,
du hast Recht, wenn der Abfragebereich/Ausgabebereich in Calc eingerichtet ist, erübrigen sich die von mir angeführten Zielübungen.
Aber es sind 2 - 3 Abfragen in Base hinterlegt, also muss der Mitarbeiter auch 2 - 3 mal *ohne mögliche Zahlendreher bei der Eingabe der RechNr* über den Datenpiloten die Aktualisierung auslösen.

Bei der derzeit eingesetzten Excel-Tabelle genügt die Eingabe der Rechnungsnummer, um selbsttätig das Ereignis "Abfrage aktualisieren" durchzuführen; das schafft auch jemand, der sich in Excel/Calc nicht sonderlich zurechtfindet oder sonstwie einen Bogen um tiefere EDV-Kenntnisse macht. Und mein Wunsch ist, eine vergleichbar simple und *idiotensichere* Lösung in Openoffice zu realisieren - wenn es denn möglich ist.

Es dankt dir
Benni11

[komma4]

wenn es denn möglich ist.

Ja, das ist auch möglich.


Allerdings dann nur mit dem Einsatz von Makros...

Ich denke, dass ich die nächsten Tage Zeit finden werde das zu realisieren.
Vielleicht kannst Du ein (anonymisisertes) Beispiel hochladen...?

[Benni11]

Hallo komma4,

nur eine kurze Zwischennachricht; ich bin zur Zeit kaum im Büro und muss gleich wieder weg.
Ich melde mich in Kürze und übermittle dir eine Beispieldatei und die Beschreibung der gewünschten Auswertung.
Vorerst vielen Dank.
Gruß Benni11

[Benni11]

Hallo komma4,

ich bin wieder im Lande. Anbei habe ich eine Datenbank sowie eine Calc-Tabelle mit Testdaten "gebastelt", damit du eine Vorstellung von meiner angestrebten Lösung bekommst.
In der Datenbank sind alle Daten zu den ausgehenden Rechnungen und den damit verbundenen Kosten in einem Unternehmen erfasst. Mit der Calc-Tabelle soll nach unterschiedlichen Kriterien die Nachkalkulation (Gegenüberstellung des Erlöses laut Rechnung und der damit verbundenen Kosten) stattfinden.
Hinterlegt sind in den Testdaten die Rechnungsnummern 30079, 30080 und 30094 und die dazugehörigen Kosten (=Leistungen).
Gewünscht ist: Mit der Eingabe der Rechnungsnummer sollen selbsttätig aus der Datenbank die zur Rechnung und die damit zusammenhängenden Kosten abgefragt werden.

Ich habe es auf dein Stichwort hin in langen Versuchenmit in verschiedenen Ausgestaltungen mit einem Makro probiert (Eingabe der Rechnungsnummer, Aufruf des Makros, das Makro kopiert die Rechnungsnummer, geht auf das Blatt Abfrage.A4 und ruft über Daten | Bereich aktualisieren die Daten aus der Datenbank ab). Problem: Bei der Aktualisierungsabfrage gelingt es mir nicht, in das sich öffnende Fenster per Makro die Rechnungsnummer einzugeben, es ist immer ein händischer Eingriff über STRG + V erforderlich. Ebenso bin ich nicht in der Lage, das Eingabefeld der Rechnungsnummer so zu präparieren, dass mit der abgeschlossenen Eingabe der Rechnungsnummer automatisch das Makro aufgerufen wird.

Ich hoffe, die mir vorschwebende Lösung ist nicht zu anspruchsvoll und du kannst mir helfen.

Ich sage jetzt schon vielen Dank.

Gruß Benni11

[komma4]

dass mit der abgeschlossenen Eingabe der Rechnungsnummer automatisch das Makro aufgerufen wird.

Das habe ich nicht eingebaut


Anbei die Lösung, ein Umbau aus dem amerikanischen Forum von Member Villeroy (ein alter Calc- und DB-Spezialist).

Die beiden Blätter DBQ und Names können zur Anwendung ausgeblendet werden (damit sie nicht verwirren).


Nach Eingabe der Rechnungsnummer muss der Hyperlink daneben (der wie eine Schaltfläche formatiert ist) gedrückt werden.


Zur Realisierung
Auf der Seite DBQ wurde die Abfrage erweitert, sodass die Daten aus mehreren Datenbanken möglich ist.
Beachte, dass in DBQ.B3 bei der Zusammenstellung der Felder die Punkte mit Anführungszeichen umgeben sind und das ansonsten keine Leerzeichen in der Zeichenkette sein dürfen.

Ebenso wurde die WHERE-Klausel bearbeitet: hier fehlen ggüber Deiner Originalabfrage (aus der ODB) das erste und das letzte Anführungszeichen. Die Rechnungsnummer wird aus der Eingabe in Deinem Blatt Auswertung genommen und hier auf der Seite aufbereitet.

Im Makro DBQ.RefreshDBQByURL wurde der Name des Importbereichs geändert.


Zur Übernahme in Deine produktive Datei:

• * kopiere die Blätter DBQ und Names
  * kopiere die Makro-Module DBQ und paramQry
  * Einfügen>Namen>Festlegen: EingabeReNr für die Zelle auf Seite Auswertung, wo die Rechungsnummer geändert wird
  * auf Seite DBQ.B2 den Namen der in OOo registrierten Datenquelle

Testdaten.ods

Beispieldatei, zusammengesetzte SQL-Abfrage einer registrierten Datenquelle mit BASIC in einen Importbereich

(19.91 KiB) 110-mal heruntergeladen

Das sollte es gewesen sein....


Viel Erfolg!

[Benni11]

Hallo komma4

ich konnte aus Zeitgründen nur kurz deine Testdaten.ods und die dazugehörigen Makros und SQL-Abfragen studieren - aber es sieht nach einer Menge Arbeit aus, die du dir gemacht hast. Vielen Dank dafür.
Ich werde in den nächsten Tagen deine Dateien gemäß deiner Anleitung in meine Lösung einbauen und mich wieder melden; jetzt muss ich leider weg.
Nochmals vielen Dank ins ferne Asien.
Benni11