EÜR-Tabelle: nächste Belegnummer generieren

[Basti]

Hallo.

Ich suche nach einer Möglichkeit, in einer EÜR die Vergabe der nächsten Belegnummer einfacher zu gestalten. Ich habe also eine Tabelle mit je einer Buchung in einer Zeile. Und eine Spalte davon ist die Belegnummer (1-n ohne Nummernkreis-Kürzel etc.). Bei allen Buchungen mit einem negativen Wert (Ausgabe) muss nun eine Belegnummer eingetragen werden, aber nicht bei allen (z.B. Versicherungspärmien). Jetzt wäre es ja kein Problem, hier automatisch die jeweils nächste Buchungsnummer eintragen zu lassen, wenn wir die Belege immer korrekt nach Datum sortiert verbuchen würden. Dem ist aber nicht so, deshalb stelle ich mir eine Lösung vor, die vielleicht so aussehen könnte (ich hab allerdings keine Ahnung, ob sich so etwas mit OOo überhaupt programmieren lässt):

Es wird eine neue Buchung geschrieben (unabhängig davon, ob unten angefügt oder zwischen bestehende Buchungen eingesetzt).Wert ist negativ, also Ausgabe, also erscheint im Feld Buchungstext ein Button. Klickt man darauf, wird in diese Zelle der nächst höhere Wert dieser Spalte eingetragen (den zu errechnen ist ja kein Problem). Diese Zahl bleibt dann fix darin stehen und kann höchstens manuell geändert werden. Damit könnte man diesen Wert auch auf "x" oder so setzen Buchungen ohne direkten Beleg (oder auch '"0", falls ein "x" bei der Errechnung des nächst höheren Wertes Schwierigkeiten macht).

Ist es möglich, ein Makro zu programmieren, dass vielleicht bei einem Event "Benutzer Schreibt negativen Wert in Spalte C" getriggert wird oder wie auch immer diese Makro-Programmierung funktioniert?

Alternative wäre vielleicht eine Eingabemaske, in die man eine Buchung eingibt mit anschließendem Sortieren nach Buchungsdatum. Ist so etwas mit OOo möglich?

[echo]

Hallo,
ich bin mir nicht sicher ob ich es richtig verstanden habe.
Wenn ich das richtig sehe dann erhöht sich die Belegnummer immer wenn es irgendwo in einer Spalte einen negativen Wert gibt, und diesen Wert möchtest du einfügen
Die negativen Werte könnte man zählen, angenommen es ist Spalte A:
=ZÄHLENWENN(A1:A1000;"<0")
Das Ergebnis plus 1 ist deine neue Belegnummer
Markiere mal die Spalte in der die Belegnummer eingefügt werden soll, bitte von unten nach oben, so das die oberste Zelle markiert ist
>Daten >Gültigkeit >Zellbereich > ZÄHLENWENN(A1:A1000;"<0")+1 [Formel einfügen ; ggf. A1:a1000 anpassen!]

Im Pulldown-Menü steht immer die neue Belegnummer
gruß Holger

[Basti]

Hallo.

Vielen Dank für Eure Antworten. Es war beides nicht, was ich gesucht habe, aber Deine Antwort, Holger, hat mich auf die Richtige Spur gebracht und von Deiner Lösung, WiM hab ich einiges gelernt. Ich glaub, ich hab es nicht dazu geschrieben: Wichtig ist, dass eine einmal vergebene Beleg-Nummer nicht mehr verändert wird. Der Vorgang ist der: Buchungszeile eintragen. Dabei bekomme ich eine Beleg-Nummer. Diese wird auf den Beleg geschrieben und dieser wird abgeheftet. Muss ich einen Vorgang verbuchen, der weiter in der Vergangenheit liegt, muss dann diese neue Buchung eine höhere Belegnummer bekommen, obwohl sie in der Tabelle nicht die letzte Zeile ist. Alle bereits eingetragen Zeilen dürfen sich nicht mehr verändern.

Ich hab es jetzt so gelöst: Die erste Buchung fängt in Zeile 3 an. In der Spalte der Beleg-Nummern (Spalte I) steht in der Zeile 2 die Formel =MAX(I3:I10000)+1. Hier wird also der höchste Wert aller Belegnummern ermittelt und um 1 vergrößert. Die übrigen Zellen habe ich, wie von Holger beschrieben mit Data > Validity... > Cell range belegt und als Source dort $I$2" eingetragen, also die nächste Beleg-Nummer, die in Zelle I2 ermittelt wurde. Eine automatische Belegung bei negativen Beträgen bzw. automatische Nicht-Belegung bei einem Buchungstext, der einem Wert aus einer Liste entspricht, wie in der Lösung von WiM (Versicherungen) gibt es hier nicht, aber das ist so schon mal eine große Erleichterung.

Vielen Dank nochmal.

[Gert Seler]

Hallo Basti,
die "Beleg-Nr." muß in der EÜR nicht fortlaufend nummeriert sein!
Sondern die "Buchungsnummer" bildet in der "EÜR" die laufende Nummerierung.
Hat man mehrere "Belege" für eine Kategorie ( Benzinquittungen) können diese auf
einem "DIN A4" oder "DIN A5-Blatt" als "Sammelbeleg" zusammengefaßt werden und auf Seite-1- oben
die Summe der Belege sowie die "Beleg-Nr." eintragen.

mfg
Gert

[Basti]

Hallo Gert.

Wir möchten in unserer Buchhaltung gerne zu jeder Buchung eine pro Jahr eindeutige Belegnummer haben (dass das nicht nötig sei, ist mir neu, macht für uns aber keinen Unterschied – ist vielleicht in Deutschland auch sowieso anders als bei uns, falls Du Dich überhaupt auf Deutschland beziehst). Und da ist es (für uns) am einfachsten diese Nummer fortlaufend zu gestalten, nicht im Sinne einer zeitlichen Reihenfolge (Datum des Belegs), sondern in der Reihenfolge der Bearbeitung und Abheftung. Im Journal stehen dann in drei aufeinander folgenden, zeitlich korrekt sortierten Buchungen z.B. die Beleg-Nummern 37, 52 und 38. Aber im Ordner mit den Belegen findet man den Beleg 52 halt definitiv zwischen der 51 und der 53.

Wichtig war für uns hier die automatische Ermittlung der nächsten freien Beleg-Nummer und die vereinfachte Möglichkeit, diese in eine Buchungszeile einzutragen. Und das konnten wir jetzt ja auch umsetzen.

In dem Validierungs-Dialog lässt sich übrigens auch einstellen, dass ungültige Werte nicht blockiert werden, sondern nur eine Warnung erscheint.