gleichzeitiges Arbeiten/ Dokumente vergleichen

[kubden82]

Moin,

ich habe folgendes bisher gemacht:

Bei mir gibt es eine freigegebene Calc-Datei mit mehreren Tabellen (5). Jede Tabelle ist einer anderen Personengruppe zugeordnet, die an dieser Tabelle arbeitet. Eine Tabelle dient der Auswertung der Eintragungen und wird von mir gepflegt. Das Dokument ist freigegeben, damit mehrere Personen gleichzeitig in diesem Dokuemnt arbeiten können und ich immer eine aktuelle Auswertung machen kann. Schonmal vorab, DDE-Verknüpfungen funktionieren bei unserem System leider nicht korrekt. Nun kommt es auch mal vor, dass ich Eintragungen in den anderen Tabellen vornehme, wenn ich eine Information vor der jeweiligen Personengruppe bekomme. Es muss also möglich sein, dass ich alle Eintragungen der anderen sehen und auch ändern kann. Bei den Eintragungen der Personengruppen handelt es sich um eine Arbeitsvorplanung für den Zeitraum von einem Monat mit je ca. 30 Personen. Bei meiner Auswertung wird dann berechnet, wieviele Leute zu bestimmten Zeiträumen zur Verfügung stehen.

Leider kommt es immer häufiger vor, dass es zu ungewollten Überschreibungen beim Speichern kommt oder Eintragungen anscheinend nicht richtig gespeichert wurden (Gründe dafür kann ich nicht benennen, Eintragungen sind einfach am nächsten Tag nicht mehr drin).

Nun wollte ich einen neuen Ansatz ausprobieren:

Ein Dokument pro Personengruppe in dem die Ihre Eintragungen machen können und ein Dokument für mich, in dem die Auswertung enthalten ist. Per Dokument zusammenführen könnte ich dann ja die Dokumente der einzelnen Personengruppen in mein Dokument aufnehmen und würde auch gleich die Änderungen sehen. Die Dokumente für die Personengruppen würden so wie mein Dokument aussehen, nur würde ich die Tabellen der anderen Personengruppen und die Auswertung ausblenden lassen. Die Daten, mit denen ich arbeiten müssen immer aktuell sein und jederezeit abrufbar.

Nun meine Probleme bzw. Fragen:

-Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig in mein Dokument zusammenführen? Hier wären es 4 Dokumente, die in mein Dokument eingefügt werden müssten.
-Gibt es die Möglichkeit nur einzelne Tabellen in mein Dokument zu übernehmen (ohne DDE)? Dann könnte ich die Dokumente der anderen Personengruppen kleiner halten.
-Gibt es die Möglichkeit ein Makro für "mehrere Dokumente zusammenführen/vergleichen" zu erstellen, dass automatisch alle 10 Sekunden im Hintergrund ausgeführt wird? Dann könnte ich zumindest mein Dokument immer aktuell halten.
-Kann ich Dokumente die ich zusammenführen/vergleichen will auch freigeben oder gibt es da Probleme?


Ich weiß, dass das ganz schön viele Fragen bzw. Probleme sind, aber vielleicht kann mir jemand dabei weiterhelfen oder hat eine noch bessere Lösung für meine Arbeitszeitvorplanung (mit OpenOffice Calc) ... ich bin für jede Hilfe sehr dankbar!!

Kubi

Arbeitsplanung_02_2012_Vorlage.ods

derzeitiges Dokument (freigegeben) als Beispiel

(106.06 KiB) 56-mal heruntergeladen

[TrueColor]

Auch moin,

[...]Arbeitsvorplanung für den Zeitraum von einem Monat[...]

[...]dass automatisch alle 10 Sekunden [...]

Ist diese Frequenz überhaupt nötig?

Nun wollte ich einen neuen Ansatz ausprobieren:

Ein Dokument pro Personengruppe in dem die Ihre Eintragungen machen können und ein Dokument für mich, in dem die Auswertung enthalten ist. Per Dokument zusammenführen könnte ich dann ja die Dokumente der einzelnen Personengruppen in mein Dokument aufnehmen

Versuch mal: Menü --> Einfügen --> Verknüpfung zu externen Daten...
Da kann man sogar ein Aktualisierungsintervall festlegen

[kubden82]

Hi,

danke für den Vorschlag, hab ich auch mal ausprobiert, doch leider ist das sowas wie ne DDE-Verknüpfung und die laufen (aus welchen Gründen auch immer) bei unseren Servern etc. ins leere. Leider geht es kurzfirstig damit und ein paar Tage später nicht mehr (obwohl die Verknüpfung gleich geblieben ist).

Als Zusatz noch: Wir arbeiten gleichzeitig mit Windows und Fedora Clients und verschiedenen OpenOffice Versionen (daran bin nicht ich Schuld )

Vielleicht hat noch jmd. eine andere Lösung?

[Stephan]

Gibt es die Möglichkeit nur einzelne Tabellen in mein Dokument zu übernehmen (ohne DDE)?

ja, durch normale file-Verknüpfung, allerdings aktualisieren diese Verknüpfungen erst wenn die Änderungen in Quelldokumenten gespeichert werden, nicht bereits im Moment der Änderung selbst.

Gibt es die Möglichkeit ein Makro für "mehrere Dokumente zusammenführen/vergleichen" zu erstellen, dass automatisch alle 10 Sekunden im Hintergrund ausgeführt wird? Dann könnte ich zumindest mein Dokument immer aktuell halten.

Prinzipiell ja, wobei ich diesen Weg wohl ohnehin bevorzugen würde da er flexibel wäre.
Mich graut es jedenfalls immer davor wieviele Fehlannahmen beim Thema 'mehre Personen arbeiten gleichzeitig an einem Dokument' gemacht werden, denn natürlich ist es pauschal unmöglich gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten sondern das geht nur wenn zu jedem Zeitpunkt klar geregelt ist wer das vorrangige Schreibrecht hat.

Kann ich Dokumente die ich zusammenführen/vergleichen will auch freigeben oder gibt es da Probleme?

Kann ich Dir nicht abschließend beantworten, denn dazu müßte man ein konkretes Testszenario aufbauen und durchtesten. Zumindest ich hielte es für gewagt sowas allgemein zu beantworten, da aus leidiger Erfahrung nie auszuschließen ist das bestimmte Detail-Randbedingungen Probleme verursachen obwohl es 'eigentlich' funktioniert.

WEnn ich beispielsweise lese das:

Leider kommt es immer häufiger vor, dass es zu ungewollten Überschreibungen beim Speichern kommt oder Eintragungen anscheinend nicht richtig gespeichert wurden (Gründe dafür kann ich nicht benennen, Eintragungen sind einfach am nächsten Tag nicht mehr drin).

ist das sowas was ich meine.

Mein Rat wäre in jedem Fall das ganze sorgfältig zu implementieren und zu Testen, denn wenn irgendwas nicht vernüftig läuft verlierst Du mit ständigen 'Nachbesserungen' mehr Geld und Zeit als du aufwenden mußt um das Ganze einmal solide zu implementieren.
Wenn Du Dich nicht auskennst solltest Du auch erwägen einen Dienstleister hinzuzuziehen, einige listet z.B. der FroDev auf:
http://www.frodev.org/dienstleister



Gruß
Stephan

[kubden82]

Vielen Dank für eure Hilfen und Ratschläge.

Es wird anscheinend unmöglich sein, Fehler bei Eintragungen auszuschließen, wenn das ganze von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet wird. Hierfür braucht man dann ein eigenes Programm mit eigener Oberfläche. Mit einer Datenbank wäre das ganze wohl in bestimmten Bereichen möglich, doch laufen diese bei uns leider auch nicht richtig bzw. auf den Fedora Clients nicht.

Ich werde erstmal mit dem System weiterarbeiten und versuchen Fehlerquellen im Dokument auszuschließen, damit wir "nur" noch die Probleme vor dem Rechner haben

Den Tip mit den Spezialisten werde ich auf jeden Fall auch nochmal hinzuziehen, doch wird es hier wohl am Budget derzeit scheitern.

Mit den Verknüpfungen zu externen Daten ... werde ich noch ein wenig herumprobieren, da diese schonmal besser sind als DDE-Verknüpfungen und auch in einer Testdatei ganz gut laufen ... mal schauen, was das System zu verschiedenen Netzwerklaufwerken sagt

Bis dann und danke nochmal, hier wird einem immer schnell weitergeholfen!

[kubden82]

Hi,

bisher funktioniert es mit "Verknüpfungen zu externen Dateien" ziemlich gut, auch das Einstellen eines Intervalls und das Lösen und Hinzufügen geht meist ohne Probleme. Die Probleme entstehen scheinbar nur aufgrund von Spiegelungen auf dem Server.

Arbeite also jetzt mit verschiedenen Dateien für bestimmte Personengruppen und eine Auswerte- und Lesedatei in der nur eine Person reinschaut und Daten abliest. Ich versuche mich grad ein wenig in Makros etc. reinzulesen und auch die Erstellung von Schaltflächen, aber vielleicht könnt ihr mir hier schon weiterhelfen, bevor ich selbst soweit bin.

Ich möchte in der "Auswertedatei" eine Schaltfläche (Bild oder anderes) haben, die ich anklicken kann und die dann die externen Daten sofort aktualisiert, auch wenn das zuvor eingestellte Aktualisierungsintervall noch nicht greift.
Eine andere Möglichkeit wäre wahrscheinlich, ein Makro zu schreiben, dass die Verknüpfung aktualisiert und dieses dann über ... "Anpassen" auf eine F-Taste zu legen. Hier bin ich aber noch nicht so fit in der Erstellung von Makros.

Vielen Dank schonmal für euren Gehirnschmalz

Bis dann

Kubi