Datei: Versionen erstellen

[coolnotes]

Hi Moderatoren,
Ich habe mit Erfolg an meinem Arbeitsplatz eine OOo Calc eingefürht, die unsrer Arbeitsleben sehr erleichter.
Jetzt arbeite ich immernoch weiter an dieser Datei, während meine Arbeitskollegen in die Datei am Arbeitsplatz eifrig neue Daten eintragen.
Wie erstelle ich nun eine Version für meinen Arbeitsplatz (die funktioniert & genutzt wird) und eine Entwicklungsversion, mit der ich diese Datei immer weiter entwickeln & verbessern werde?
Wie sicher ich die Datei am Arbeitsplatz so, daß mein Kollegen weder die "Zellformatierung", noch in die "Bedingte Formatierung" oder die "Gültigkeit" ändern können?

Im voraus schon mal vielen Dank für die Hilfe.

P.S.: wen die Vorgeschichte dieser Datei interessiert kann mal unter viewtopic.php?f=2&t=61624&p=231164#p231164 nachschauen.
Vielen Dank nochmal an Lorbass für die Unterstützung.

[lorbass]

Hi Moderatoren,

… und alle anderen Mitglieder und Gäste des Forums (Ich habe weder Lust noch Ehrgeiz, alles alleine zu machen )

Jetzt arbeite ich immernoch weiter an dieser Datei, während meine Arbeitskollegen in die Datei am Arbeitsplatz eifrig neue Daten eintragen.

Wie muss ich mir das vorstellen? Du arbeitest an derselben Datei, mit der deine Kollegen produktiv arbeiten, also Daten erfassen? Oder hat jeder Kollege eine eigene Kopie dieser Datei? Irgendwie beschleicht mich da ein ungutes Gefühl…

Wie wär's denn mal mit 'ner Beispieldatei?

Wie sicher ich die Datei am Arbeitsplatz so, dass mein Kollegen weder die "Zellformatierung", noch in die "Bedingte Formatierung" oder die "Gültigkeit" ändern können?

Das regelst du mit dem Zusammenspiel von Zellschutz und Tabellenschutz. Der Zellschutz ist eine Eigenschaft der Zellen, die du nach der Menüwahl Format → Zellen auf dem Registerblatt Zellschutz ändern kannst. Der steht standardmäßig auf Gesperrt. Deaktiviere diese Option nur für die Zellen, deren Inhalt der Benutzer später ändern darf. Dieser Zellschutz wird quasi aktiviert, indem der Tabellenschutz mit der Menüwahl Extras → Dokument schützen → Tabelle… eingeschaltet wird.

Gruß
lorbass

[coolnotes]

Hallo Lorbass,
vielen Dank, daß du dich mir wieder annimmst,
Du hast mir schon bein letzten mal sehr geholfen.
Ich lasse mal die Katze aus dem Sack:
Sinn & Zweck dieser Datei ist es, in einem Teilbereich eines Zentrallagers die Stellplätze auf ihre Richtigkeit zu manuell zu prüfen.
Spätestenz nach 60 Tagen sollte jeder Stellplatz ein kontolliert werden.
Meine Kollegen & ich tragen also in Spalte B das Datum ein, an dem wir den Stellplatz überprüft haben. In Spalte C unseren Namen & in Spalte D den Fehlbestand, wenn es einen gibt. Mehr sollte da keiner eintragen dürfen.

[coolnotes]

Zuhause überlege ich mir, wie ich die gesammelten Daten noch informatiever & übersichtlicher gestallten.
zB. fragen mich meine Kollegen am Montag morgen, wieviele Stellplätze in dieser KW überprüft werden sollten.
"Ich kümmere mich drum", gebe ich dann zur Antwort.
Wie bekomme ich nun die neuen Daten aus Beispieldatei1 in Beispieldatei2 ohne "copy & paste" zu verwenden?
Hat einer meiner Kollegen, egal ob mit Absicht oder durch Zufall, was anderes eingetragen als daß, was er soll?
Der Tabellenschutz & der Dokumentenschutz sind bei der Datei am Arbeitsplatz aktiv.
Am Arbeitspaltz gibt es nur eine Datei, diese überspiele ich dann auf einen USBStick und nehme sie mit nach hause.
Dort möchte ich dann beide Versionen vergleichen.

Ich hoffe, ich habe mich einigermaßen verständlich ausgedrückt.
Thx für die Tips.

Coolnotes.

[lorbass]

Der Tabellenschutz & der Dokumentenschutz sind bei der Datei am Arbeitsplatz aktiv.

In deiner Beispieldatei1.ods scheint mir der Schutz aber ziemlich wirkungslos zu bleiben. Geh mal bitte so vor:

• Schalte den Dokumentenschutz und den Tabellenschutz aus,
• selektiere den Bereich C2:D556
• gib Strg+1 ein (oder die Menüwahl Format → Zellen…)
• im Dialog Zellen formatieren auf dem Registerblatt Zellschutz deaktiviere die Option »Schutz … [  ] Gesperrt«
• OK
• Schalte den Tabellenschutz wieder ein und deaktiviere dabei die Option »Alle Nutzer dieser Tabelle dürfen: [ ] Gesperrte Zellen auswählen«
• bei Bedarf kannst du jetzt auch wieder den Dokumentenschutz einschalten.

Und nun sieh dir das Ergebnis an, klick mal hierhin, mal dahin, versuche hier oder dort was einzugeben, …

Wie bekomme ich nun die neuen Daten aus Beispieldatei1 in Beispieldatei2 ohne "copy & paste" zu verwenden?

Mal sehen, ob ich's richtig verstehe: Du selbst hast (als einziger) die Beispieldatei2, die Kollegen haben jeder eine Beispieldatei1. Am Abend oder am Wochenende sammelst du alle Dateien deiner Kollegen ein und willst die erfassten Daten aus sieben Exemplaren der Beispieldatei1 in die Beispieldatei2 übernehmen. — Soweit richtig?

Der nächste Schritt: Wie geht's dann weiter? Sammelt jeder Kollege seine Daten in einer Datei, sodass diese am Schluss alle seine Daten enthält? Oder fängt er, nachdem er seine Tages- oder Wochendaten bei dir abgeliefert hat, wieder mit einer leeren Datei an? Wie oft muss die Datenübernahme stattfinden? Und was genau soll dabei passieren? Gibt's da schon Daten zu einem Stellplatz? Müssen die überschrieben werden, oder dürfen sie nicht überschrieben werden? Welche Plausibilitäten müssen geprüft werden? Kann das automatisiert werden, oder reicht der Blick des Fachmanns? …(Ich hätte da noch ein paar Dutzend Fragen )

Gruß
lorbass


PS: Deine Beispieldatei2 versucht bei jeder Benutzeraktion irgendein Makro zu starten, das nicht da ist, so dass jedesmal eine Fehlermeldung weggeklickt werden muss. Bau das doch bitte noch aus.
 

[coolnotes]

Vielen Dank für die Tips,
aber wo finde ich denn

... deaktiviere dabei die Option »Alle Nutzer dieser Tabelle dürfen: [ ] Gesperrte Zellen auswählen«

?

Mal sehen, ob ich's richtig verstehe: Du selbst hast (als einziger) die Beispieldatei2, die Kollegen haben jeder eine Beispieldatei1. Am Abend oder am Wochenende sammelst du alle Dateien deiner Kollegen ein und willst die erfassten Daten aus sieben Exemplaren der Beispieldatei1 in die Beispieldatei2 übernehmen. — Soweit richtig?

Jein,
es gibt nur 1 Datei am Arbeitsplatz. Diese Datei ist auf einem alten Laptop installiert, auf dem nur OOo & diese Datei laufen. Sozusagen als "Stand-alone-Tool".
Meine Arbeitskollegen & ich prüfen mit, hilfe eines Scanners, ob die Ware am Stellplatz mit der angezeigten Ware übereinstimmt. Ist dies der Fall, tragen wir in der Datei das aktuelle Datum und den Namen ein.
Ist dies nicht der Fall, wenden wir uns an den Abteilungsleiter, dieser überprüft den Stellplatz noch einmal.
Ist zuviel Ware auf dem Stellplatz, wird dann der Artikel & die Anzahl in Spalte D eingetragen.
Ist zu wenig Ware auf dem Stellplatz, wird zuerst nachgeschaut, ob wir die Ware nicht schon irgendwo anders gefunden haben.
Ist kein entsprechender Eintrag vorhanden, wird die Ware in der ollen AS 400 gesperrt & auf den Sperrplatz 3070100 gebucht.
In Spalte D werden also nur Plusbestände erfasst. Diese Einträge werden dann einzeln wieder gelöscht, wenn der Abteilungsleiter das geklärt hat.
Am Abend oder am WE überspiele ich mir dann die Datei auf einen Stick um die aktuellen Daten auch zuhause zu haben.
Beispieldatei2 ist meine "Entwicklungsdatei", in die ich dann Makros schreibe, die dan nicht funtionieren
oder mache mir Gedanke, wie man die Anzahl der Stellplatze ermittelt, die diese KW geprüft werden müssen.
Ich hab noch einige Ideen, wie man aus dieser Datei interessante Infos schnell darstellen kann.

Ein "Reset" der Datei wird es dann geben, wenn die Firma ihre "jährliche Inventur" durchgeführt hat. & das ganze Lager von der Geschäftsleitung amtlich überprüft wurde.
Dann geht das ganze wieder von vorne los.
Im Laufe des kommenden Geschäftsjahres sollte jeder Stellplatz ca. 5x auf seine Richtigkeit überprüft werden.
Um darüber etwas Kontrolle zu bekommen, habe ich diese Datei geschrieben.
Das ganze steckt irgenwie noch in den Kinderschuhen, aber die Idee funtioniert & Rom ist auch nicht an einem Tag gebaut worden.

Ich hoffe, genugen Informationen über den Sinn & Zweg diese Datei gegen.
Bei weiter Fragen gebeich gerne Auskunft. Außerdem bekomme ich dadurch neue Denkanstöße.

In voraus schonmal vielen Dank für Interesse & kreative Vorschläge

coolnotes

[lorbass]

Liest sich, wie die Anleitung zum Familien-Spiel »Der kleine Lager-Logistiker«. Nee, im Ernst, das hilft, dein Vorhaben zu verstehen. Danke.

aber wo finde ich denn

... deaktiviere dabei die Option »Alle Nutzer dieser Tabelle dürfen: [ ] Gesperrte Zellen auswählen«

?

Auf diese Option wirst du quasi mit der Nase gestupst, wenn du im Menü Extras → Dokument schützen → Tabelle… den Dialog Tabelle schützen aufrufst.

Beispieldatei2.ods ist jetzt auch ohne Makro-Macke. Es wird aber noch ein Weilchen dauern, bis ich mich darum kümmern kann…

Gruß
lorbass