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Hi,

wir haben ein externes und ein internes Konto, welches täglich (soweit möglich!) abgestimmt werden muss.

Das wurde bisher komplett manuell gemacht, indem man Posten für Posten auf den jeweiligen Auszügen kontrolliert und abgetrichen hat, sofern auf beiden Konten vorhanden (1x Haben / 1x Soll).

Da dies durchaus teils sehr lange dauert, wollen wir uns eine Arbeitshilfe schaffen, die das ganze weitestgehend automatisiert erledigt.

Vom Konto "extern" erhalten wir eine CSV-Datei mit folgendem Aufbau:
Buchungsdatum|Valuta|Verwendungszweck|Betrag
23.03.2015|23.03.2015|Irgendein Verwendungszweck|-123,45
23.03.2015|23.03.2015|Hallo Leute|321,09
...

Vom Konto "intern" holen wir die Daten per Copy&Paste ohne Überschriften mit folgendem Aufbau. Die Überschriften füge ich an der Stelle beispielhaft ein:
Status|Art|Buchungstag|Betrag|Endsaldo|Name|Verwendungszweck1|Verwendungszweck2|Primanota|Valuta|
-leer-|-leer-|23.03.2015|222.22|123456.78|-leer-|Egal was|und noch was|999|23.03.2015
-leer-|-leer-|23.03.2015|-111.11|-leer-|-leer-|Egal was|und noch was|999|23.03.2015
...

Wie hier zu sehen, ist zum einen der Aufbau anders, zum anderen haben die Betragsfelder statt "," einen "." als Trennzeichen für die Cent-Beträge. Um überhaupt einen Abgleich machen zu können, muss in diesen Spalten schonmal vorab der "." durch ein "," ersetzt werden.

Nun möchten wir beide Konten betragsmäßig miteinander abstimmen. Dazu verwenden wir einfach eine ZÄHLENWENN-Funktion, die jeden Betrag eines Kontos mit den Beträgen des anderen Kontos abgleicht.

-> Betrag vorhanden = 1
-> Betrag nicht vorhanden = 0 (=offener Posten)

So ermitteln wir die aktuell offenen Posten des aktuellen Tages und stimmen so das Konto ab.

Siehe hierzu mal anhängendes Beispiel. Da sind Aufbau der Importe und die bisherige "Lösung" zu sehen.

Ich suche nun nach Wegen das ganze noch etwas zu optimieren und vereinfachen, sprich möglichst "DAU-sicher" zu machen, so dass die tägliche Kontoabstimmung möglichst einfach und schnell von statten gehen kann.

Dabei gilt zu berücksichtigen, dass offene Posten mal nur 1 Tag, aber auch mal mehrere Tage auf dem Konto offen bleiben können, wie eben hier im Beispiel zu sehen.

Wie würdet Ihr das umsetzen?

Hylli

Bin nun für mich einen Schritt weiter gekommen, wenn ich aber trotzdem noch Verbesserungspotenzial sehe.

Anhängend meine aktuelle Lösung!

1. Der Import läuft wie bisher per Copy&Paste aus einer CSV in die Tabelle für Konto "extern" 1234 bzw. per Zwischenablage aus einer anderen Anwendung in die Tabelle Konto "intern" 4321.

2. Mit der ZÄHLENWENN-Funktion werden die offenen Posten des jeweiligen Kontos markiert, wobei aktuell folgende Konstellationen auftreten:
0 = offener Posten
1 = kein offener Posten
2 = offener Posten*

*Diese Konstellation tritt aktuell dann auf, wenn auf einem Konto ein Betrag doppelt vorkommt und einmal davon ausgebucht wird.

Eventuell wäre es sinnvoll diese Konstellation "vorab" durch Anpassung der ZÄHLENWENN-Funktion zu eliminieren.

3. Per Pivottabellen auf der Tabellen "Kontoabstimmung" werden die offenen Posten aus den beiden Konten in die Kontoabstimmung eingefügt.

Dabei muss ich aktuell allerdings noch ins Bearbeitungslayout (LibreOffice: Layout Bearbeiten) und bei den Offenen Posten in den Optionen die Elemente 1 bzw. leer ausschließen. Dies gilt für beiden Pivottabellen.

-> Eine automatisierte Lösung wäre hier von Vorteil, oder übersehe ich eine Einstellung?

Zudem wäre es aus kosmetischer Sicht natürlich schöner, wenn die Betragsspalte automatisch rechtsbündig und mit dem Zahlenformat mit Tausendertrennzeichen dargestellt werden würde.

-> Auch hier würde ich mir eine Lösung wünschen.

4. Zu guter letzt werden die noch offenen Posten manuell vom Vortag in die Tabelle Kontoabstimmung ab Zeile 38 übertragen, da diese in den ZÄHLENWENN-Funktionen ebenfalls herangezogen/abgestimmt werden.

Ansonsten funktioniert das ganze durchaus schon wunschgemäßer wie vorher.

Hylli