Anleitung für Serienbriefe - aber bitte "idiotensicher&

[PRONOMEN]

Hallo Leutz,

nach einer längeren Odyssee der Verwendung von unterschiedlichen Office-Programmen bin ich nun bei OpenOffice gelandet (was sich insofern gut trifft, als ich in absehbarer Zeit auf Linux umsteigen werde). Ich arbeite mich Stück für Stück ein, neue Dokumente werden nur noch mit OpenOffice erstellt, alte werden je nach Wichtigkeit nach und nach umgestellt. So weit, so gut.

Nun stoße ich aber an ein Problem, das ich auch nach heftigem Wiki-Studium und Suchfunktion benutzen nicht lösen konnte: ich will einen Serienbrief erstellen. Die Beschreibung im Wiki ist an sich ganz gut, aber zwischendurch fehlen mir immer wieder Schritte, abgesehen davon scheint das Wiki auf OpenOffice 2.0 zu basieren, ich verwende 2.1, und da haben sich wohl auch mal Menübeschriftungen etc. verändert, die ich jetzt natürlich vergeblich suche.

Wo finde ich eine Anleitung zur Erstellung von Serienbriefen, die wirklich "idiotensicher" ist (und die im Wiki ist es, mit Verlaub, leider nicht)? Ich habe vor allem Probleme damit, dass irgendwann im Laufe der Dialoge Bezeichnungen auftauchen, deren Sinn ich nicht verstehe.

[hol.sten]

Wie wäre es, wenn du schreibst, welche Wiki-Serienbrief-Anleitung du an welchen Stellen unverständlich findest? Das führt sicher schneller zu einem Erfolg für dich.

[Eia]

ich will einen Serienbrief erstellen. Die Beschreibung im Wiki ist an sich ganz gut, aber zwischendurch fehlen mir immer wieder Schritte, abgesehen davon scheint das Wiki auf OpenOffice 2.0 zu basieren, ich verwende 2.1, und da haben sich wohl auch mal Menübeschriftungen etc. verändert, die ich jetzt natürlich vergeblich suche.

Ich habe mich jetzt durchgerungen, zumindest auf dem Notebook 2.1 zu installieren und ich kann im Serienbrief-Assistenten keinen Unterschied zur vorherigen Version feststellen.
Die Unterpunkte zum Kapitel "Der Assistent" auf der Seite http://www.ooowiki.de/SerienBrief entsprechen Punkt für Punkt den Schritten, die der Serienbrief-Assisten vorschlägt, wenn Du ihn z.B. unter Extras/Serienbrief-Assistent aufrufst.
Wo genau hapert es denn?

[PRONOMEN]

Wo genau hapert es denn?

Das bin ich gerade dabei herauszufinden, oder genauer gesagt aufzuschreiben, damit es dann auch Hand und Fuß hat. Melde mich in den nächsten Tagen nochmal.

[PRONOMEN]

Wo genau hapert es denn?

Hier:

Menü Extras – Serienbrief-Assistent

Ausgangsdokument wählen:
Aktuelles Dokument verwenden. Das ist ein Dokument, das ich schon erstellt habe, mein privater Brief, und das ich für Serienbriefe verwenden möchte. Das Dokument ist geöffnet.

Dokumenttyp wählen:
Brief

Adressblock einfügen:
zu 1 Adressliste: Adressliste bereits erstellt und ausgewählt
zu 2 Adressblock: ja, soll einen Adressblock enthalten
zu 3 Felder und Spaltentitel zuordnen: alle Felder und Spaltentitel einander zugeordnet
zu 4 Überprüfen ob alle Daten verfügbar: alle Daten verfügbar

So weit, so gut, und jetzt gehts los:

Briefanrede erstellen:
Haken an "Eine Briefanrede in das Dokument einfügen"
Haken an "Personalisierte Briefanrede einfügen"

Ich habe als ersten Datensatz einen Empfänger mit Geschlecht "Männlich", als zweiten einen "Weiblich" und als dritten wieder einen mit "Männlich". Der Assistent zeigt mir aber sowohl "Sehr geehrte Damen und Herren" als auch "Sehr geehrter Herr..." als auch "Sehr geehrte Frau..." an. Wie geht denn so was?

Ich habe alle möglichen Varianten probiert, aber wahrscheinlich bin ich zu dumm dazu, das so zu verstehen, wie es sich die Schöpfer von OpenOffice gedacht haben, ich komme an dieser Stelle (und damit natürlich auch an allen anderen) nicht weiter.

Und nochmals: im Wiki stehen die Schritte so drin, wie sie jemand versteht, der schon bestimmte Begriffe aus OpenOffice kennt. Ich kenne OpenOffice nicht, und ich vermisse einfach Denkschritte in der Anleitung.

[Eia]

Ich habe als ersten Datensatz einen Empfänger mit Geschlecht "Männlich", als zweiten einen "Weiblich" und als dritten wieder einen mit "Männlich". Der Assistent zeigt mir aber sowohl "Sehr geehrte Damen und Herren" als auch "Sehr geehrter Herr..." als auch "Sehr geehrte Frau..." an. Wie geht denn so was?

Der Serienbrief-Assistent arbeitet mit "versteckten Absätzen". D.h. er erstellt für jede mögliche Briefanrede einen Absatz und fügt in jeden Absatz einen Feldbefehl "vesteckter Absatz" ein, der den jeweiligen Absatz ausbelndet, wenn seine Bedinung nicht zutrifft.

Wenn Du alle drei Absätze siehst, kann das z.B. einfach daran liegen, dass Du unter "Ansicht" die Option "versteckte Absätze" aktiviert hast. Falls dem so ist, genügt es, das Häkchen bei dieser Option wegzunehmen und es bleibt nur der jeweils richtige Absatz übrig.

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Hallo Leutz,

ich habe jetzt endlich wieder Zeit, mich mit diesem Problem zu beschäftigen, deshalb möchte ich das Thema heute nochmal nach oben holen.

Wenn Du alle drei Absätze siehst, kann das z.B. einfach daran liegen, dass Du unter "Ansicht" die Option "versteckte Absätze" aktiviert hast.

Kann daran liegen, liegt aber offensichtlich nicht daran. Ich habe heute den ganzen Tag immer wieder probiert, was die Lösung sein könnte, habe sie aber nicht gefunden. Wie gesagt, der Serienbrief-Assistent funktioniert ganz gut bis zu diesem Punkt, und dann hört's auf. Deshalb würde ich gerne von jemand eine Anleitung haben, wie ich ab diesem Punkt weitermache, und zwar nicht in der Weise "Du legst eine sounsodatei an", sondern "Du legst eine sounsodatei an, und das tust Du soundso". Ich bleibe immer wieder an dieser Stelle hängen, und das würde ich gerne mal ändern.

Ich wäre auch bereit (wenn jemand anders, der solche Dateien und Dokumente kennt, dazu auch bereit wäre), mich bei einem Teilnehmer telefonisch zu melden, so dass man den Ablauf mal ganz praktisch durchlaufen könnte.

Jemand eine Idee? Ich habe keine mehr...

[Eia]

Poste doch einmal die exakten Bedingungen der versteckten Absätze. Doppelklicke dazu diese Feldbefehle, kopiere mit CTRL+C den ganzen Inhalt des Bedingung-Feldes und füge es in den Beitrag ein (für alle drei Absätze, die Du als Briefanrede bekommst).

Schreibe ganz genau auf, wie Deine Datensätze aussehen:

Woran erkennt man einen weiblichen Ansprechpartner, woran einen männlichen und woran eine allgemeine Anredeformel (genaue Feldnamen in der Datenbank!)?

Weitere Dateien brauchst Du deswegen keine erstellen - wenn alles andere in dem Serienbrief funktioniert, hast Du ja das Serienbrief-Dokument und die Datenbank.

[PRONOMEN]

Poste doch einmal die exakten Bedingungen der versteckten Absätze.

Woher erfahre ich die?

Doppelklicke dazu diese Feldbefehle, kopiere mit CTRL+C den ganzen Inhalt des Bedingung-Feldes und füge es in den Beitrag ein (für alle drei Absätze, die Du als Briefanrede bekommst).

Ich verstehe kein Wort von dem, was Du da wissen willst: welche Feldbefehle soll ich doppelklicken, wo stehen die Feldbefehle, was sind überhaupt Feldbefehle? Was sind Bedingungs-Felder?

Leute, Leute, könnt Ihr Euch nicht so ausdrücken, dass man es auch als Nicht-Insider versteht? Ich mein, ich kann doch nicht verantwortlich dafür sein, dass mein Auto nicht fährt, weil ich die Bedienungsanleitung nicht verstehe, oder? Oder anders: wie erklärst Du jemand, wozu ein Telefon da ist, wenn der noch nie ein Telefon gesehen hat?

Woran erkennt man einen weiblichen Ansprechpartner, woran einen männlichen und woran eine allgemeine Anredeformel (genaue Feldnamen in der Datenbank!)?

Die erkennt man ganz einfach: ich habe, der Anleitung folgend, ein Feld "Geschlecht" eingegeben, in dieses Feld habe ich je nach Geschlecht "männlich" oder "weiblich" eingegeben.

[PRONOMEN]

Weitere Dateien brauchst Du deswegen keine erstellen

Das hatte ich auch nicht vor, ich wollte mit meiner Bitte ausdrücken, dass es mir nix nützt, wenn ich gesagt bekomme (wie in Deinem Beispiel): poste mal die Bedingungs-Felder, wenn ich gar nicht weiß, was überhaupt Bedingungs-Felder sind und wo ich sie finde.

Offensichtlich versteht hier keiner, was ich nicht verstehe.

[Eia]

ich wollte mit meiner Bitte ausdrücken, dass es mir nix nützt, wenn ich gesagt bekomme (wie in Deinem Beispiel): poste mal die Bedingungs-Felder, wenn ich gar nicht weiß, was überhaupt Bedingungs-Felder sind und wo ich sie finde.

Das ist ein Problem in der Erwachsenenbildung im allgemeinen und in solchen Foren im speziellen:
keiner weiss vom anderen, welches Vorwissen vorhanden ist und man muss sich halt einander annähern. Der Link ins wiki ist ein Link zu einer Schritt-für-Schritt-Anleitung. Wenn Du dabei nicht zu Deinem gewünschten Ergebnis kommst, müssen wir halt anfangen, die Sache einzugrenzen, auch wenn Dich dieses Vorgehen ärgert - ich weiss kein anderes, das sinnvoller wäre. Noch ein paar solcher Anleitungen wie im wiki schreiben, in der Hoffnung, dass sich darunter dann eine befindet, die genau für Dich passt, halte ich für wenig erfolgversprechend.

Feldbefehl ist der Sammelausdruck für alles, was Du im Modul Einfügen/Feldbefehle/andere so angeboten bekommst. Unter anderem sind das die Feldbefehle "versteckter Text", "bedingter Text", "versteckter Absatz". In Deinen Anrede-Zeilen hast Du solche "versteckten Absätze". Wenn Du im Menu Ansicht den Eintrag "Feldnamen" aktivierst, werden sie Dir angezeigt. Wenn Du einen solchen Feldbefehl doppelklickst, werden die darin enthaltenen Definitionen sichtbar, z.B. das Feld "Bedingung".

Diese Bedingung scheint nicht mit Deiner Datenrealität übereinzustimmen, sonst würde die Sache ja funktionieren. Also müssen wir herausfinden, was genau in dieser Bedingung steht und was andererseits in Deinen Datensätzen steht, um herauszufinden, wo es klemmt.
Wenn Du das Bedingungsfeld 3fach klickst, wird sein ganzer Inhalt markiert, Du kannst CTRL+C drücken um es dann mit CTRL+V hier zu posten.

Es könnte z.B. so aussehen:
Bei der männlichen Anrede:
([sb.sb.Geschlecht] == "w" OR NOT [sb.sb.Name]) OR (![sb.sb.Name])
übersetzt:
verstecke diesen Absatz, wenn im Feld 'Geschlecht' ein "w" steht oder wenn das Feld 'Name' leer ist
oder anders formuliert: dieser Absatz ist nur dann sichtbar, wenn das Feld 'Name' ausgefüllt ist und das Feld 'Geschlecht' kein "w" enthält

Bei der weiblichen Anrede:
([sb.sb.Geschlecht] != "w" OR NOT [sb.sb.Name]) OR (![sb.sb.Name])
übersetzt:
verstecke diesen Absatz, wenn im Feld 'Geschlecht' kein "w" steht oder wenn das Feld 'Name' leer ist
oder anders formuliert: dieser Absatz ist nur dann sichtbar, wenn das Feld 'Name' ausgefüllt ist und das Feld 'Geschlecht' ein "w" enthält

Bei der allgemeinen Anrede:
[sb.sb.Name]
übersetzt:
verstecke diesen Absatz, wenn das Feld 'Name' nicht leer ist.
oder anders formuliert: dieser Absatz ist nur dann sichtbar, wenn das Feld 'Name' nicht ausgefüllt ist

Diese Bedingungen müssten dann bei Deinen Datensätzen übereinstimmen. D.h. Du müsstest ein Feld 'Geschlecht' haben, das bei weiblichen Adressen ein "w" enthält und ein Feld 'Name', das nur dann ausgefüllt ist, wenn Du einen weiblichen oder männlichen Ansprechpartner hast und das bei Firmenadressen leer ist.

Wenn Deine Adressdaten anders aufgebaut sind, müssen die Bedingungen angepasst werden. Daher meine Frage, wie Du männliche, weibliche und allgemeine Adressen unterscheidest. Du hast die Adressdatensätze ja angelegt. Wir hier können nicht wissen, welche Logik in ihnen steckt.

[PRONOMEN]

Der Link ins wiki ist ein Link zu einer Schritt-für-Schritt-Anleitung. Wenn Du dabei nicht zu Deinem gewünschten Ergebnis kommst, müssen wir halt anfangen, die Sache einzugrenzen

Das wäre die eine Möglichkeit, die andere wäre, dass mal jemand, der keine Ahnung hat, zur Probe nach dieser Anleitung einen Serienbrief erstellt. Und er wird feststellen, dass zwischendurch immer mal Sprünge drin sind, die man nicht nachvollziehen kann oder Formulierungen, die einem nichts sagen. Das ist so ähnlich wie die Wegbeschreibung, die Dir jemand gibt, der seit zwanzig Jahren den Weg fährt, den Du beschrieben haben möchtest. Du kannst sicher sein, er wird mindestens eine der Ampeln vergessen, die auf dem Weg liegen, und wenn Du nicht aufpasst, wirst Du nicht ans Ziel kommen.

Noch ein paar solcher Anleitungen wie im wiki schreiben, in der Hoffnung, dass sich darunter dann eine befindet, die genau für Dich passt, halte ich für wenig erfolgversprechend.

Mir würde eine reichen, wenn ich mit der dann zum Ziel käme. Und Du wirst es nicht glauben: es gibt solche Anleitungen.

Wenn Deine Adressdaten anders aufgebaut sind, müssen die Bedingungen angepasst werden. Daher meine Frage, wie Du männliche, weibliche und allgemeine Adressen unterscheidest. Du hast die Adressdatensätze ja angelegt. Wir hier können nicht wissen, welche Logik in ihnen steckt.

Meine Adressdaten sind nicht nach einem speziellen Geheimrezept aufgebaut, sondern ich habe mich schlicht und einfach an die Anleitung gehalten. Ich habe brav alles eingegeben, was ich eingeben sollte, ich habe die Tabelle mit Adressdaten gefüttert, ich habe sogar vorher daran gedacht (wie von Dir schon mal empfohlen), diese versteckten Absätze zu deaktivieren. Und trotzdem klappt es nicht.

Das kann zweierlei bedeuten: ich habe eine Macke, oder die Anleitung hat eine Macke.

Dass ich es mit der Macke sein könnte, schließe ich (auch wenn das jetzt sicher arrogant erscheint) einfach mal aus, und zwar aus dem einfachen Grund, weil ich mich schon sehr lange mit Computern beschäftige, ich habe sogar mal eine Zeitlang mit der Arbeit am Computer Geld verdient, ich arbeite mich gerade in das soundsovielte SAP-System ein, das mir in meinem Leben über den Weg läuft, ich habe schon Serienbriefe geschrieben mit allen PC-Programmen der letzten 25 Jahre, dazu mit allen Mac-Programmen, und ich halte mich für einen durchaus fortgeschrittenen Anwender.

Bleibt die andere Möglichkeit: die Anleitung hat eine Macke. Gut, Macke ist vielleicht zuviel gesagt, aber sie ist offensichtlich von Leuten geschrieben, die das System kennen, und es hat niemand, der das System nicht kennt, die Anleitung überprüft.

Ich habe jetzt ehrlich gesagt langsam keine Lust mehr, mich über Sinn und Unsinn von Bedienungsanleitungen zu unterhalten, deshalb möchte ich die Diskussion an dieser Stelle beenden, zumindest was meinen Teil betrifft.

Ich werde in meiner Linux User Group mal fragen, wer mir mit Openoffice weiterhelfen kann, und ansonsten steht mein Angebot, mich bei jemand telefonisch zu melden und mit ihm oder ihr zusammen den Ablauf für einen Serienbrief durchzunehmen, denn wenn es einmal geklappt hat, dann wird es auch weitere Male klappen.

[b.georg]

Hallo,

ich finde es auchgesprochen geduldig, wie auf die Frage nach den Serienbriefen geantwortet wurde und wird. Die ständigen (ungedulgen) Erwiderungen des Fragestellers find ich weniger passend.

Tut mir Leid.


mfg


B.Georg

[hol.sten]

ich finde es auchgesprochen geduldig, wie auf die Frage nach den Serienbriefen geantwortet wurde und wird. Die ständigen (ungedulgen) Erwiderungen des Fragestellers find ich weniger passend.

Stimmt!

Regards
hol.sten

[Eia]

Ich werde in meiner Linux User Group mal fragen, wer mir mit Openoffice weiterhelfen kann, und ansonsten steht mein Angebot, mich bei jemand telefonisch zu melden und mit ihm oder ihr zusammen den Ablauf für einen Serienbrief durchzunehmen

Na denn: viel Glück!

Mein Angebot steht übrigens auch noch: wenn Du Dich entschliessen kannst, die konkreten Probleme anzugehen, bekommst Du auch Antwort. Solange man aber nicht weiss, wo die Unverträglichkeit zwischen den Bedingungen in den versteckten Absätzen und den Dateninhalten Deiner Datensätze liegt, ist das nicht möglich.

Ich will weder eine bestimmte Anleitung verteidigen noch Deine Anwender-Erfahrung in Frage stellen. Ich kann aber nur auf das eingehen, was Du als Information lieferst. Und wenn ich herausgefunden habe, wo das Problem liegt, sorge ich auch gern dafür, dass die wiki-Anleitung um die entsprechenden Hinweise erweitert wird, damit künftige Leser nicht am gleichen scheitern.

Was ist denn an meiner Bitte, die Bedingungen zu posten und dazu zu schreiben, wie die Inhalte der Datensätze aussehen, so schwer zu verstehen?